導入事例

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人数増加でシステム化検討。会員管理やメール配信の時間を節約でき、会員からも好評。

特定非営利活動法人 横浜脳神経外科研究会
横浜市立大学医学部 脳神経外科学教室 助教・医局長 大竹 誠
会員数:101名~500名

特定非営利活動法人 横浜脳神経外科研究会は、神奈川県内や横浜市内の脳神経外科診療・地域医療の連携強化や知識の啓発を目的として設立された団体です。横浜市立大学の脳神経外科教室の先生方が中心となっていますが、神奈川県内や横浜市内の他の施設の先生や開業医の先生など、団体の理念に共感した先生方も参加しています。

人数増加により情報管理が課題。引継ぎ時の不安も。

ーMenergiaを導入するに至った背景を教えてください。

大竹様:従来は会員の管理はExcelに手入力で行っていましたが、人数が100名を超えたあたりから、定期的に異動する医師の情報を手入力で更新することが大変になり、利用するメンバー表を古い情報から更新できていないことが度々見受けられました。

そのような経緯から、会員情報を適切に管理するためにもシステム化の必要性を感じ、Menergiaの導入を検討することになりました。

ー所属人数の増加が大きな要因だったということですね。

大竹様:はい、その他にも以後事務局を担当する者に引き継ぎがしやすくなるというメリットもありました。

Excel管理では個人個人で管理している場合もあり、最新の名簿が分からなくなるという課題がありました。また、Excelの運用方法も個人差があり、担当者が変わると把握が難しいことや、運用方法が変わるといった状況が生じてしまいます。

そのため、システム導入により会員管理を標準化し、新しい担当者になっても同じ運用方法で引き継げるようになることが、Menergiaの大きなメリットと感じました。

ーMenergiaの導入にあたって、懸念点やハードルはありましたか。

大竹様:特に大きな懸念点はありませんでした。理事会においても名簿管理のシステム化については異論なく承認されました。

また、既存の管理データがそこまで複雑ではなかったため、システムへの移行もスムーズに行うことができました。利用方法について疑問点が生じた際に、メネルジアの担当者に連絡するとすぐに対応していただけるのも助かっています。

ただ、会費徴収のシステム導入については少し議論がありました。会費徴収システムの利用には手数料が掛かり徴収可能な費用が減額されてしまうことへの懸念があるため、利用するかどうかは今後の検討課題と考えています。

他学会でも導入していたことで、会員からも好評

ー実際に導入してみて、感想はいかがですか。

大竹様:非常に使いやすいと感じています。会員が所属する他の学会でもMenergiaの導入があるようで、既に使い慣れていたこともあるためか導入はスムーズに進みました。

会員への連絡も、以前は秘書に宛先と文面を送ってメール配信を依頼、という数段階の過程を経る手作業で行っていましたが、今では自分自身で簡単に配信できるようになり効率化できています。
会員ページの発行やお知らせの催促もボタン1つで出来るので、これまでと比較してかなり時間が節約できていると感じます。

ー今後、Menergiaに期待することはありますか。

大竹様:掲示板のような情報共有機能があれば便利だと思います。
現在の機能では送信対象となる人しか内容を見ることはできませんが、後から会員ページを発行した人も過去の情報を見ることができるようになれば、様々な情報を共有できるので良いと思っています。

また、組織の中のグループごとに管理者を設定できるとよいと思います。
全体の管理者と各グループの管理者で権限を分けることができれば、各管理者は自身の権限の範囲内で会員情報の閲覧やお知らせの配信ができ、より細かな管理ができるようになると思います。

ー本日は貴重なお話をありがとうございました!引き続きお力になれるように改善に努めてまいります。