導入事例

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Excel×郵送でのアナログ管理からMenergiaに移行して事務負担を大幅軽減

北陸消化器内視鏡技師会
会長 藤原 健 様、事務局 尾島 駿介
会員数:101名~500名
団体HP:https://www.hokuriku-gets.com/

北陸消化器内視鏡技師会は、日本消化器内視鏡技師会の支部の1つで、内視鏡技師や内視鏡業務の従事者が加入しています。北陸消化器内視鏡技師会で開催する研究会やセミナーを通して、内視鏡業務に従事する方の知識の獲得をサポートし、各施設での検査等の質の向上を目的としています。

以前は最新の会員情報は把握できておらず、会員への連絡も全て郵送

ーMenergiaの導入の背景を教えてください。

藤原様:北陸消化器内視鏡技師会は1992年に発足しました。当初より会員登録制でしたが、会員管理はExcelを用いた台帳管理の形式でした。

その後も会員を追加していきましたが、会員管理のメンテナンスが十分には出来ておらず、発足から30年以上経った今では、各会員が今も内視鏡業務に従事しているのか否かも分からない状況でした。

また、年会費も設定していましたが、未払いの方でもずっと登録されたままの状況で、最新の会員情報が把握できていないというのが大きな課題でした。

そのため、どこかのタイミングでは会員情報の最新化や情報管理のデジタル化をする必要があると事務局担当や会計担当と相談していたところでした。

ー導入前はどういった課題があったのでしょうか。

藤原様:会員のメールアドレスの収集や管理もできていなかったため、会員への連絡は基本的に全て郵送での連絡になっていました。
しかし、最近の情報伝達はメールが主流になってきているため、北陸消化器内視鏡技師会でもメールでの連絡が出来ないままだと、団体として存続できないのではないかという危機感もありましたね。

また、年会費の徴収についても課題がありました。
具体的には、以前はゆうちょ銀行の払込票を利用していましたが、会員が勝手に複数年分を前払いしたり、1つの払込票で複数人分の年会費の振り込んできたりするなど、管理が大変な状況が続いていました。

そういった背景でMenergiaを導入することにしました。

導入により情報管理・年会費集金が大幅に効率化された

ー導入に際してハードルは無かったですか?

尾島様:Menergiaのシステムは使いやすく、導入時の問題はほとんどありませんでした。
会員の方からもシステムについての問い合わせは少なく、スムーズに運用出来ています。

また、何か質問があった際でも、すぐにサポートデスクが対応してくれたため、特に大きな障壁はありませんでした。

ー実際Menergiaを導入された効果はいかがでしょうか。

尾島様:まずは会員情報の最新化を行うことができました。
以前は会員名簿には450名程の登録がありましたが、Menergiaに移行する際に会員に情報入力をお願いしたところ、実際に今も内視鏡業務に従事されている方は約半数だけだったということが分かりました。
会員数は減りましたが、正確な状況を把握できたのは良かったです。

最新化した会員情報の管理も、これまでは情報変更の連絡があった場合だけ手動でExcelを更新していましたが、Menergiaの導入後は会員自らが会員ページ上で情報を編集できるようになったので、事務局の作業負担も大幅に軽減されました。

さらに、導入に際して、会員の最新のメールアドレスを収集できたことで、会員への連絡もメールで出来るようになりました。Menergiaの一斉配信の機能も使っているので、今では会員への連絡もスムーズに行えています。

ー年会費の集金についてはいかがでしょうか。

尾島様:年会費の集金面でも、以前に比べれば圧倒的に楽になりました。
導入前の前払いや複数人分の振込という課題が解消されただけでなく、リアルタイムで集金状況を把握でき、CSVファイルでデータ出力も出来るので、管理する会計担当者も大変楽になっています。

振込票の郵送も不要になったことで、その費用を削減できているのも大きいですね。

お知らせ配信の機能拡張に期待

ー今後のMenergiaに期待することがあれば教えてください。

藤原様:Menergiaの一斉配信機能を使って会員にお知らせを送っていますが、会員の中には読んでくれない人がいるのが課題です。
初回の配信では既読率が半分程度しかなく、何度かリマインドしても、2割ほどの会員は未読のままになってしまうのです。

その理由の1つは、メールに記載されたお知らせの内容を確認するには、一度会員ページにログインをする必要があることではないかと考えています。
ログインすることが手間だと感じている会員もおり、結局お知らせの詳細まで読まずにいるようです。
そのため、会員がログインしなくても、メールでお知らせの概要を把握できるようになったりすると、より多くの会員がお知らせを確認してくれるようになるのではないかなと思っています。

ーありがとうございます。他の団体様からもご要望いただく内容ですので、近いうちに通知メールの中でお知らせの内容を一部確認できるように改修予定です。(2024年5月1日改修済)

藤原様:ありがとうございます。その改修があると大変ありがたいですね。

あとは、一部の人は一斉配信や会費徴収のメールが迷惑メールに入ってしまっているケースもあるようです。
仕方ない部分もありますが、もし可能であれば、その部分についても少し改善を検討いただければありがたいです。

ここまで色々と言わせていただきましたが、会計にしても、会費にしても、以前に比べると圧倒的に便利になりました。Menergiaを導入して良かったと思っています。

ーありがとうございます。Menergiaをより良いサービスに出来るように、引き続き邁進してまいります。本日は貴重なお話をありがとうございました!