導入事例

トップ GE SURGE(大阪大学消化器外科および関連病院)様

FAXや郵送などのアナログ運営からの脱却に成功。Menergiaの導入でコスト削減も。

GE SURGE(大阪大学消化器外科および関連病院)様
大阪大学 消化器外科 医局長 富丸 慶人
会員数:501名~1,000名

GE SURGEは、大阪大学消化器外科に関連する先生方の集まりとして発足した団体です。年に1回の総会だけでなく、日頃から学生や研修医のリクルート活動、専攻医の教育、多施設共同研究など様々な活動も行っています。

活動に伴う事務作業を効率化したかった

ーMenergiaを導入するに至った背景を教えてください。

富丸様:当時、GE SURGEの活動に伴う事務作業は医局秘書を中心に行っており、そこに問題があるようには思っていませんでした。
しかし、会員向けの送付書類の封入作業など、表立っては目立たないものの負荷の大きい作業が頻繁にあることがふと気になるようになり、加えて、会費振込後の入金確認作業など会費の管理についても、もう少し効率化できるのではないかという思いがありました。
このように考えていたところ、Menergiaに関する案内が届き、機能と料金に大いに関心を持ち、一度お話を伺うことにしました。

ー導入を決めた決め手はどういったところでしたか。

富丸様:まずトライアルアカウントで実際にMenergiaを触ってみましたが、システムに慣れていなかったので、正直最初はよく分かりませんでした。しかし、担当者から丁寧に説明していただけたので、すぐに理解が深まりました。

また、以前他の学会のセミナーの際にメネルジアの「iryoo.com」というライブ配信・動画共有プラットフォームを利用したことがあり、その時の作りと似ていたので、個人的には取っ付きやすさを感じました。

加えて、大学の医局の事情を理解されていたことも導入を後押ししました。
医療に詳しくない業者だと背景を説明する手間が掛かりますが、そういったストレスが無かったことも大きな決め手になりました。

難航するかと思った移行作業もスムーズに完了

ー導入作業はスムーズに進みましたか。

富丸様:従来の会員名簿は、過去にいた先生が作成したFileMaker(ファイルメーカー)で管理していたため、そこからのデータ移行が必要でした。FileMakerのデータを確認すると、会員情報と会費の入金情報が別々のファイルに分かれて出力される仕様となっていました。そのため、Menergiaへのデータ移行も大変な作業になるのではないかと心配していました。

しかし、サポートデスクの方が医局秘書の移行作業を丁寧にサポートしてくださったので、実際は特に問題もなくスムーズに完了したように感じます。

ー会員ページの発行も上手くいきましたか。

富丸様:会員の中には、会員であるものの実質活動のない、いわゆる”幽霊会員”のような方もいるので、そういった会員を除けば、ほとんどの会員に対して会員ページの発行を完了することができました。全体で見ても80%を超える会員が発行を完了していて、当初の想定より会員ページの発行が進みました。

ただし、なかなか会員ページの発行を行わない方に対しては、電話やメールで繰り返し案内する必要がありました。中には、メールがシステムから送られてくることもあり、メールが本物かどうか半信半疑の方もいました。
時代的にも仕方ない部分はあると思いますが、そういった方には個別に連絡をして説明していました。

使い勝手も満足、コスト削減にも繋がった

ー実際の使い勝手はいかがですか。

富丸様:オンライン上での会費支払いは非常に便利で、現時点では大変満足しています。
今後の会費総額が過去より増えていれば更に良いのですが、少なくとも初期の支払い状況は例年を上回っているような感触があります。

また、会費の入金状況もリアルタイムで把握できるようになったので、従来のように医局秘書に入金状況を確認することがなくなり、医局秘書がPDFで届いた入金データを手動で更新するという作業も必要なくなりました。リアルタイムで会費総額が増えていくので、その変化を見るのも楽しいです。

さらに、コストの削減にも繋がりました。
これまで振込用紙の印刷や郵送に掛かっていた費用がなくなり、概算したところ年間で4万円程度のコスト削減ができていました。

ー会員への一斉配信機能はいかがですか。

富丸様:まだ利用は少ないですが、メールの未読者数が分かるようになったのは便利です。
ただし、思ったより既読率が低く、再送信を繰り返してもなかなか読んでくれない人がいるのは気になります。

総会の出欠確認においても、これまでは郵送とメールで連絡をしていたのですが、やはりそれと比べると、今回Menergiaを使って配信した際の回答率は若干下がっているように感じます。配信したメールをもう少し読んでもらいやすくなるような表示の工夫をしていただけるとありがたいですね。

ーありがとうございます。メールに関しては直近でいくつか改善を行う予定です。他に今後のMenergiaに期待することはありますか。

富丸様:イベント管理機能で、特定の会員のみが申し込みできるようになると便利です。
GE SURGEには施設責任者のみが参加できるイベントがあり、そういった場合に該当する方以外が申し込めないよう制御できると助かります。

ー本日は貴重なお話をありがとうございました!引き続きお力になれるように改善に努めてまいります。