導入事例

トップ 神戸大学消化器内科同門会様

コロナ禍を機に導入を検討。
会費徴収や会員への連絡の効率化に成功。

神戸大学消化器内科同門会
神戸大学医学部 消化器内科 特命助教 塩見 優紀
秘書 藤田 一葉
会員数:101名~500名

神戸大学消化器内科同門会は、神戸大学消化器内科の医局員や関連病院の先生方、開業された先生方の親睦を深めるために設立された組織です。年に一度の総会で、若手の先生の演題発表や神戸大学関連病院の1年間の活動内容などを報告し、今後の消化器内科医療の発展のための情報共有をしています。

会員管理システムの導入をコロナ禍が後押し

ーMenergiaを導入するに至った背景を教えてください。

塩見様:元々コロナ禍の前から、会費の徴収や総会の出欠管理に苦労していました。同門会の会員数が徐々に増えるにつれて、その大変さも増してきたので、システムの導入を検討するようになりました。

また、コロナ禍になって現金を直接受け渡しすることに少し抵抗を感じる風潮もあり、オンラインでの会費徴収が出来れば良いなと考えたのも導入を検討するきっかけとなりました。

ー以前は会費徴収や出欠管理はどのように行っていたのですか。

塩見様:会費の徴収は、総会に出席された方からは現地にて現金で受け取っていました。出席されない方には1人1人にメールで振込先を連絡し、指定の銀行口座に直接振り込んでもらっていましたね。

出欠管理は、最初のうちは1人ずつメールで出欠の回答を受けていましたが、集計の手間が掛かるため、途中からはGoogleフォームを使うようになりました。
ただ、Googleフォームを使っても、会費の支払いとの紐づけは手作業で行う必要があり、その手間は掛かっていました。

会費徴収も会員への連絡も以前より大幅に効率化

ー実際にMenergiaを使用した感想を教えてください。

塩見様:以前に別のオンラインシステムを少し使ったことがありますが、率直に言うと、非常に使いにくいシステムでした。それと比べると、Menergiaは画面も見やすく、機能も使いやすいです。コストの面でも優れていて、大変満足しています。

年配の先生の中には、会員ページの登録に少しハードルを感じていた方もいらっしゃいましたが、最近は学会などでもシステムを使用した管理が一般的になってきているので、多くの先生にとってはそこまで難しい操作ではなかったようです。

ー導入時のサポート体制はいかがでしたか。

藤田様:不明なところをメールで問い合わせても、レスポンスが早く、難しい操作はZoomなどで丁寧に教えていただけたので、サポート体制は非常に良かったです。
データ移行についても、サポートデスクの方が入って対応していただいたので、スムーズに行えました。

ー課題となっていた点は解決されましたか。

塩見様:会費徴収については、Menergiaを使ってスムーズに行うことができました。
コロナ禍と比べると総会の出席者の数も異なるので単純に比較することは難しいですが、オンラインで払えるようになったことで会費の回収率は上がっているように感じます。

藤田様:そうですね。具体的な差は分かりませんが、例年と比べて「こんなにたくさん集まっていたかな」という印象は持ちました。

塩見様:これまで総会に参加しない方の中には年会費を払っていない人もいましたが、オンラインで簡単に払えるようになったことで、不参加でも年会費だけ払ってくれる方が増えた気がします。

ただ、外部サービスと連携している影響もあってか、決済画面に「インボイス」という表記があり、それが少し分かりにくかったという声はありました。

ー会員への連絡面ではいかがでしたか。

塩見様:使い勝手は良いと思います。リマインドメールを配信しなくても、6割~8割の既読率はあり、大半の会員は配信内容をちゃんと見てくれているようです。

以前は会員全員を何組かに分けてメールを送っていましたが、その際は見たかどうかも分からなかったですし、メールを見つけれないということで同じ内容のメールを再送することもありました。
それが、Menergiaでは既読率が分かるようになり、メールが見つけられないというような問い合わせも無くなりました。

ただ、教授の名前でメールが来ると開けてくれる方が多いのに対し、Menergiaのシステムから配信されると開封されていない方が一定数います。そこは改善の余地があるかもしれません。

寄付や現地受付は今後の機能追加に期待

ー今後のMenergiaに期待することはありますか。

塩見様:寄付の機能があると便利だと思っています。会費支払いの際に横に寄付のボタンがあれば、今より寄付が増えるかもしれません。

また、総会の参加者受付がもっと効率化できると良いなと思います。
例えば、参加者がスマートフォンからQRコードを表示して、それを読み取れば受付が完了するというような機能があれば、よりスムーズに受付が出来そうです。
さらに、受付時にその参加者の会費の支払い状況や、必要な声掛けの内容などが分かると、より便利になると思います。

ー本日は貴重なお話をありがとうございました!引き続きお力になれるように改善に努めてまいります。

主任教授 児玉 裕三 先生